„Ja, ist denn heut‘ scho‘ Weihnachten?“ Noch nicht, aber in der Vorweihnachtszeit laden die meisten Unternehmen ihre Mitarbeiter zum Dank für gute Arbeit zu einer Weihnachtsfeier ein. Ist der Arbeitgeber großzügig, zeigt sich auch der Fiskus nicht kleinlich: Wenn nämlich bestimmte Bedingungen beachtet werden, bleiben die Zuwendungen des Arbeitgebers für die Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei.
Aktuell möchten wir hier auf die wichtigsten Regeln hinweisen:
- Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich einer Weihnachtsfeier bleiben bis zu einem Betrag von 110 Euro (einschließlich Umsatzsteuer) pro Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei. Dabei handelt es sich seit 2015 um einen Freibetrag und nicht mehr – wie vorher – um eine Freigrenze. Falls also die Gaben des Arbeitgebers höher sind, ist nur der übersteigende Betrag zu versteuern und nicht mehr der gesamte Betrag. Statt individueller Besteuerung kann der Arbeitgeber den steuerpflichtigen Vorteil auch pauschal mit 25 % versteuern und so zumindest die Sozialabgaben für Mitarbeiter und Chef vermeiden.
- Als Zuwendungen gelten alle Aufwendungen des Arbeitgebers, gleichgültig, ob diese einem Arbeitnehmer individuell zurechenbar sind oder ob sie in einem rechnerischen Anteil an den Kosten der Weihnachtsfeier bestehen. Erfasst werden also nicht nur die Kosten für den „Gaumen-, Augen- und Ohrenschmaus“, sondern auch die Kosten für den äußeren Rahmen, wie Raummiete, Eventmanager, Musikkapelle, Busfahrt, Eintrittskarten. Zu den Gesamtkosten gehören seit 2015 ebenfalls Geschenke unabhängig von deren Wert.
- Die Gesamtkosten der Weihnachtsfeier werden durch die Zahl der teilnehmenden Personen geteilt. Falls Angehörige des Arbeitnehmers an der Feier teilnehmen, sind die anteiligen Aufwendungen der Begleitperson dem Arbeitnehmer zuzurechnen. Das bedeutet, dass die Begleitpersonen keinen eigenen Freibetrag erhalten.
Grundsätzlich gilt: Die Kosten für den Hin- und Rücktransport von Arbeitnehmern vom Unternehmen zum Ort der Betriebsveranstaltung (Restaurant, Ausflugslokal) sind Teil der Zuwendungen und müssen daher auf den Freibetrag von 110 Euro angerechnet werden. Ausnahmsweise können diese Aufwendungen jedoch als Reisekosten des Arbeitnehmers behandelt werden, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Betriebsveranstaltung dient und die Organisation dem Arbeitnehmer obliegt. In diesem Fall darf der Arbeitgeber die Fahrtkosten und Verpflegungspauschbeträge sowie ggf. Übernachtungskosten nach Reisekostengrundsätzen steuerfrei erstatten, oder der Arbeitnehmer darf den entsprechenden Betrag als Werbungskosten absetzen.