Die Umsatzsteuer muss der Unternehmer selbst berechnen, anmelden und abführen. In den sog. Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind die erzielten Netto-Umsätze und die daraus erhaltene Umsatzsteuer anzugeben. Davon können die Umsatzsteuerbeträge als Vorsteuer abgezogen werden, die in Eingangsrechnungen berechnet wurden. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums abzugeben und dabei die Steuer selbst zu berechnen. Ergibt sich eine Zahlpflicht, muss die Umsatzsteuer ebenfalls bis zu diesem Zeitpunkt (zuzüglich Schonfrist von 3 Tagen) gezahlt werden.
Für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung gilt Folgendes:
- Für Existenzgründer bzw. Neugründer gilt: Die Unternehmer müssen unabhängig von der Höhe ihrer Umsätze und vom Umsatzsteuerbetrag im Jahr der Unternehmensgründung und im Folgejahr die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abgeben (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG).
- Im Übrigen gilt folgende Regelung: Voranmeldungszeitraum ist der Kalendermonat, wenn die Umsatzsteuer im vergangenen Jahr mehr als 7.500 EUR (Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer) betragen hat. War die Steuerschuld im Vorjahr niedriger als 7.500 EUR, braucht die Voranmeldung nur vierteljährlich abgegeben zu werden, also bis zum 10. April, 10. Juli, 10. September des laufenden Jahres und 10. Januar des folgenden Jahres. Falls die Umsatzsteuer im Vorjahr gar weniger als 1.000 EUR betragen hat, kann das Finanzamt Sie von der Abgabepflicht einer Voranmeldung gänzlich befreien, und es genügt eine Jahres-Umsatzsteuererklärung.
Aktuell wird mit dem „Dritten Bürokratieentlastungsgesetz“ in den Jahren 2021 bis 2026 für Neugründer die Verpflichtung zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung in den beiden ersten Jahren abgeschafft (§ 18 Abs. 2 Satz 6 UStG).
Falls der Unternehmer seine Tätigkeit nur in einem Teil des vorangegangenen Kalenderjahres ausgeübt hat, ist die tatsächliche Steuer in eine Jahressteuer umzurechnen. Falls der Unternehmer seine Tätigkeit im laufenden Kalenderjahr aufnimmt, soll die voraussichtliche Steuer des laufenden Kalenderjahres maßgebend sein.
Umsatzsteuer-Voranmeldungen müssen von Unternehmern monatlich oder vierteljährlich abgegeben werden, um eine bereits entstandene Umsatzsteuer an das Finanzamt zu melden und abzuführen bzw. bei einem Vorsteuerüberschuss erstattet zu bekommen. In der Umsatzsteuererklärung nach Ablauf eines Kalenderjahres oder eines ggf. verkürzten Zeitraums werden die bereits geleisteten Umsatzsteuervorauszahlungen angerechnet. § 18 UStG bildet die gesetzliche Grundlage.
Der Abgabezeitraum für die Umsatzsteuervoranmeldung richtet sich nach der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres. Die Abgabepflicht wird vom Finanzamt festgestellt; falls sich der Abgabezeitraum ändert, erhält der Unternehmer eine Mitteilung. Grundsätzlich ist der Voranmeldungszeitraum das Kalendervierteljahr. Beträgt die Vorjahres-Umsatzsteuerzahllast aber nicht mehr als 1.000 €, kann das Finanzamt den Unternehmer für das folgende Kalenderjahr von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldungen und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien. Bei einer Vorjahres-Umsatzsteuerzahllast von mehr als 7.500,00 € ist die Umsatzsteuervoranmeldung im Folgejahr monatlich zu erstellen. Neu gegründete Unternehmen müssen die ersten zwei Jahre immer monatliche Voranmeldungen abgeben (§ 18 Abs. 2 UStG).
Der Steuerpflichtige hat die Umsatzsteuerzahllast oder die -erstattung selbst zu errechnen (Selbstbemessungsabgabe), in einer Umsatzsteuer-Voranmeldung anzugeben, diese beim Finanzamt einzureichen und eine evtl. Umsatzsteuerzahllast fristgerecht zu entrichten. Aufgrund der selbst zu berechnenden Steuer ist die Umsatzsteuer eine Anmeldesteuer (§ 150 Abs. 1 Satz 3 AO). Damit entspricht sie dem Wesen nach einer Selbstveranlagungssteuer. Die Einreichung der Umsatzsteuer-Voranmeldung steht einer Steuerfestsetzung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung gleich (§ 168 Satz 1 AO). Sofern die Steueranmeldung zu einer Vergütung oder der Herabsetzung einer bereits zu entrichtenden Steuer führt, steht sie erst Steuerfestsetzung gleich, wenn die zuständige Finanzbehörde zustimmt (§ 168 Satz 2 AO).