Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung dürfen – auch nach der Neuregelung zum 1. Januar 2023 – in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen kann aber auch pauschal ein Betrag von 1.260 Euro (Jahrespauschale) abgezogen werden. Der Fall „Voller Kostenabzug oder Jahrespauschale“ betrifft beispielsweise Schriftsteller, Übersetzer, Gutachter oder IT-Fachleute, die so gut wie ausschließlich zuhause arbeiten.
Es muss aber ein „echtes“ häusliches Arbeitszimmer vorliegen, also ein abgeschlossener Raum vorhanden sein. Rentner oder Pensionäre benötigen natürlich kein Arbeitszimmer zur „Verwaltung“ ihrer Renteneinkünfte. Was aber gilt, wenn ein Ruheständler nebenher beispielsweise noch freiberuflich tätig ist und dafür das Arbeitszimmer benötigt und auch nutzt?
Grundsätze
Rentner und Pensionäre erhalten ihre Rente und Versorgungsbezüge, ohne dass dafür Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung notwendig sind. Für die Erzielung der Ruhestandsbezüge sind keine aktiven Tätigkeiten erforderlich, die im Arbeitszimmer verrichtet werden müssten. Sie können im Ruhestand nicht durch eine Tätigkeit Einfluss darauf nehmen, ob und in welcher Höhe ihnen die Altersbezüge gezahlt werden. Und deshalb können sie auch keine Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer geltend machen (BFH-Urteil vom 5.11.1993, VI R 24/93).
Viele Rentner und Pensionäre aber nutzen ein Arbeitszimmer, um neben ihrer Rente oder Pension steuerpflichtige Einkünfte aus selbstständiger oder nichtselbstständiger Arbeit zu erzielen, zum Beispiel für eine Tätigkeit als Gutachter, Schriftsteller, Autor, Dozent, Berater. In diesem Fall könnte das Arbeitszimmer als „Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Betätigung“ in Betracht kommen.
Stellt man allein auf die Einkünfte ab, käme man zu dem Ergebnis, dass nicht die „gesamte betriebliche und berufliche Betätigung“ im Arbeitszimmer ausgeübt wird, denn schließlich entfällt ein mehr oder weniger hoher Anteil der Einkünfte auf die Rente oder Pension. ABER: Erfreulicherweise kommt es nicht auf die Einkünfteverteilung an, sondern allein auf die Verteilung der „aktiven“ Tätigkeiten. Und das ermöglicht durchaus den Kostenabzug für das häusliche Arbeitszimmer – eben wenn dieses den Mittelpunkt aller aktiven Tätigkeiten darstellt.
Mittelpunkt oder kein Mittelpunkt?
Zugegebenermaßen ist die Frage, ob das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet, nicht einfach zu beantworten. Es kommt zumeist auf den Einzelfall an. Dazu zwei Beispiele aus der Rechtsprechung:
Bei einem Ingenieur, dessen Tätigkeit durch die Erarbeitung theoretischer, komplexer Problemlösungen im häuslichen Arbeitszimmer geprägt ist, kann das häusliche Arbeitszimmer auch dann der Mittelpunkt der beruflichen Betätigung sein, wenn die Betreuung von Kunden im Außendienst ebenfalls zu seinen Aufgaben gehört (BFH-Urteil vom 13.11.2002, VI R 28/02, BStBl II 2004 S. 59).
Zum Mittelpunkt der betrieblichen und beruflichen Tätigkeit eines pensionierten Beamten, der im Ruhestand Vorträge hielt und sich darauf in seinem Arbeitszimmer vorbereitet hat, hat der BFH wie folgt entschieden: Der Mittelpunkt von Vortrags- und Lehrtätigkeiten liegt an den jeweiligen Veranstaltungsorten und nicht in den jeweiligen häuslichen Arbeitszimmern der Vortragenden oder Lehrenden, selbst wenn dort ein erheblicher Teil der Vorbereitungsarbeiten zu leisten ist. Das gilt selbst dann, wenn der Steuerpflichtige anlässlich von Seminaren im Wesentlichen organisatorische und moderierende Funktionen ausübt.
Das Verhältnis der Einnahmen aus den unterschiedlichen Tätigkeiten ist zulässiges Indiz für die Bestimmung der Haupttätigkeit und damit des Mittelpunktes der gesamten Tätigkeit (BFH-Urteil vom 9.8.2011, VIII R 5/09). Im Urteilsfall wurden die Kosten entsprechend der damaligen Rechtslage nur in begrenzter Höhe als Werbungskosten anerkannt, weil dafür „kein anderer Arbeitsplatz“ vorhanden war. Der Mittelpunkt lag hier nicht im Arbeitszimmer, sondern dort, wo die Vorträge und Lehrveranstaltungen tatsächlich erbracht wurden.
Falls der Mittelpunkt der Tätigkeit nicht im Arbeitszimmer liegt, aber dennoch von zuhause aus gearbeitet wird, etwa zur Vorbereitung eines Vortrages, kann immerhin die Tagespauschale von 6 Euro (max. für 210 Tage) abgesetzt werden. Es kommt hier übrigens nicht darauf an, ob ein abgeschlossenes Arbeitszimmer zur Verfügung steht. Zur Not reicht der Küchentisch. Und im Falle von Rentnern und Pensionären, die noch von zuhause aus arbeiten, spielt es für die Gewährung der Tagespauschale prinzipiell auch keine Rolle, ob sie an dem jeweiligen Tag ihrer Tätigkeit in der Wohnung zeitlich überwiegend nachgekommen sind.
Auch welche Einkünfte kommt es an?
Bei der Beurteilung des „Mittelpunktes“ sind nur tatsächliche aktuelle Betätigungen einzubeziehen. Erfasst werden nur solche Einkünfte, die grundsätzlich ein Tätigwerden im jeweiligen Jahr erfordern. Dabei ist es unschädlich, wenn im Einzelfall eine konkrete Tätigkeit im betreffenden Jahr nicht erforderlich gewesen ist (BFH-Urteil vom 11.11.2014, VIII R 3/12). Einbezogen werden auch vermögensverwaltende Tätigkeiten, bei denen die „Nutzenziehung“ im Vordergrund steht. Dies betrifft Einkünfte aus Kapitalvermögen, Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung sowie gegebenenfalls sonstige Einkünfte. Solche Einkünfte erfordern grundsätzlich ein kontinuierliches, aktuelles Tätigwerden in Form der Vermögensverwaltung (BFH-Urteil vom 27.3.2009, VIII B 184/08).
Nicht einbezogen werden hingegen Einkünfte aus früheren Dienstleistungen, die nach Erreichen der Altersgrenze gezahlt werden. Nicht erfasst werden also Renten, Betriebsrenten und Beamtenpensionen. „Denn diese Einkünfte werden nicht durch eine aktive Tätigkeit erzielt und sind auch nicht Ausfluss der Nutzenziehung aus einer vermögensverwaltenden Tätigkeit“.